Suraskite veiksmą, kurį komanda kartoja
Savaitę stebėkite darbus, kurie prasideda žodžiais „nukopijuoti“, „persiųsti“, „suvesti“ ar „priminti“. Pavyzdžiui, gautą užklausą reikia įrašyti į CRM, priskirti kolegai ir parašyti jam laišką. Užrašykite, kaip dažnai tai nutinka ir kiek trunka. Taip pirmas projektas remsis konkrečia užduotimi. Bus lengviau paaiškinti naudą ir žmonėms, kurie su ja dirba, ir tiems, kurie sprendžia dėl biudžeto.
Patikrinkite, ar taisyklę galima aprašyti
Kada užduotis prasideda? Kokių laukų reikia? Pagal ką parenkamas atsakingas žmogus? Jei į šiuos klausimus atsakymai kaskart skirtingi, procesą dar reikia patikslinti. Taip pat pažiūrėkite į duomenis: dubliai, trūkstami identifikatoriai ar skirtingai rašomi pavadinimai gali trukdyti automatiniam perdavimui. Kartais pirmas darbas yra informacijos sutvarkymas, po kurio automatizacija tampa daug paprastesnė.
Susitarkite, kada sistema sustos
Automatinė eiga turi mokėti atpažinti situaciją, kurios negali tęsti. Trūkstamas kontaktas, neįprasta suma ar nepavykusi API užklausa gali būti perduodami darbuotojui. Nurodykite, kas gaus pranešimą ir ką turės patikrinti. Taip pat įvertinkite pakartojimus: tas pats įvykis neturėtų sukurti dviejų užsakymų ar dokumentų. Šios taisyklės turi būti suplanuotos prieš paleidimą.
Palyginkite darbą prieš ir po
Užfiksuokite, kiek užduočių atliekama ir kiek laiko jos užima dabar. Po paleidimo pažiūrėkite ne tik į sutaupytas minutes, bet ir į klaidas bei išimtis. Paklauskite darbuotojų, ar jiems tapo patogiau. Jei pirmas procesas veikia stabiliai, galima jungti kitą žingsnį. Plėsti lengviau, kai jau žinoma, kaip prižiūrėti duomenis, pranešimus ir atsakomybę.